L'entretien professionnel : une obligation source de performances
En 2014, la loi a imposé à l’employeur la mise en place d’entretiens professionnels pour ses salariés, tous les deux ans. Au delà de l’obligation, de la contrainte (et des sanctions qui s’y rattachent), découvrons ensemble comment l’entretien professionnel peut devenir source de performances, qu’elles soient individuelles ou collectives.
L'entretien professionnel : l'obligation, le cadre réglementaire
Découvrons tout d’abord ce que nous disent les textes au sujet de l’entretien professionnel
Un peu d'histoire
L’entretien professionnel est apparu dans les textes en 2003, dans l’accord national interprofessionnel relatif à l’accès des salariés à la formation tout au long de la vie professionnelle.
A cette période, des constats sont faits à plusieurs niveaux :
- Une économie de plus en plus ouverte sur le monde
- L’accélération des techniques de production et de distribution des biens et services
- L’aspiration des salariés à une meilleure maitrise de leur évolution professionnelle
A cela s’ajoute une évolution démographique en France qui se traduirait par un ralentissement du renouvellement des générations, et donc un déficit global de qualifications et/ou de compétences.
En 2024, nous y sommes !!!
Les principes
L’entretien professionnel, se déroule tous les deux ans ou au retour d’un salarié après une longue absence (Arrêt maladie, congé maternité…)
Lors de cet entretien sont abordés les sujets suivants :
– Informations sur les possibilités, dispositifs et financements de formation
– Perspectives d’évolution de l’entreprise
– Etat des lieux des compétences du salarié
Tous les deux ans, il s’agit d’informer, de faire un point sur l’articulation Individu/collectif et, pourquoi pas, d’engager des actions permettant l’évolution professionnelle du salarié.
Tous les 6 ans, s’ajoute un état des lieux des actions menées durant la période au bénéfice du salarié dans l’entreprise :
– A-t-il bénéficié d’une action de formation, d’une progression salariale ?
– Les entretiens professionnels ont-il bien eu lieu ?
Dans la négative à ces deux questions, l’employeur s’expose à des sanctions pécuniaires (dommages et intérêts, abondement CPF)
Comment mener l'entretien professionnel ?
Un peu d'organisation
L’entretien professionnel peut être mené, en fonction de la taille de l’entreprise, par :
- le chef d’entreprise
- Le manager
- Le responsable RH ou ayant délégation
Quelle que soit la personne, il convient de tenir à jour son calendrier d’entretiens.
La période de 2 ans s’apprécie à l’entrée du salarié dans l’entreprise.
Il est tout à fait possible, lorsque les accords ou conventions collectives le prévoient, de faire coïncider Entretien Professionnel et Entretien Annuel de Performance. Dans ce cas, c’est dans la mise en place des échanges que la différence sera appréciée. Gare au mélange des genres qui pourrait porter à confusion !
Un guide d’entretien sera un support efficace à différents niveaux :
– Identification des objectifs et des différentes rubriques à aborder durant l’entretien professionnel
– Partage d’un commun, d’une base d’échanges
– Traçabilité des constats et pistes d’évolution envisagées
L' avant
Un entretien, ça se prépare ! Tout le monde le sait, tout le monde le dit… mais parfois, la réalité du terrain, les aléas et autres raisons nous poussent à faire impasse sur cette préparation.
Elle est pourtant essentielle, tant pour le salarié que pour l’employeur
Préparation par le salarié
Ce réflexe n’est pas toujours automatique. Et pourtant ! Le salarié, durant cet échange, est tout autant acteur que son employeur. L’entretien professionnel est le moment d’échanger sur les compétences acquises ou non, les besoins, les envies d’évolution. Plus cet entretien sera préparé, plus il pourra être porteur de sens et d’actions.
Dans cet optique, il peut d’ailleurs être accompagné à la préparation par un Conseiller en Evolution Professionnelle. Ce service est gratuit.
Préparation par l'employeur
Pour que l’entretien professionnel soit une réussite individuelle et collective, l’employeur a besoin d’apporter des éléments de lisibilité sur les évolutions du marché, les orientations stratégiques de l’entreprise, les besoins à court et moyens termes de compétences.
Il est également important qu’il puisse apporter un premier niveau d’informations sur les différentes options qui peuvent se profiler pour son/ses salariés. Loin de faire de l’employeur un expert de la formation professionnelle, connaître les principaux dispositifs qui peuvent être utiles est un vrai atout et une base de discussion plus que bénéfique.
L' instant T
L’entretien professionnel se veut avant tout un espace d’échanges, de partages d’informations.
L’évaluation des performances, le montant de l’augmentation annuelle ou la montée en hiérarchie ne sont pas de mise. C’est avant tout un terrain de discussion qui mêle évolution de l’entreprise et du salarié.
Dans ce cas, chacun des intervenants est à égalité, dans son rôle. Il n’est plus question de hiérarchie. L’employeur ou le manager est dans ce cas un initiateur, un accompagnant, un coach. Le salarié prend de la hauteur par rapport à son parcours, ses compétences. Il fait état de ses aspirations, peut être force de propositions.
En bref, cet entretien peut devenir une vraie source de performance accrue pour l’employeur comme pour le salarié. Il peut faire émerger des perspectives nouvelles pour chacune des parties.
Et après...
Bien sûr, le contenu des échanges est repris dans un document écrit, signé par l’employeur et le salarié.
Cette traçabilité permet de rendre « réelle » au regard de la règlementation, la tenue de l’entretien.
L’écrit est aussi la possibilité d’exploiter les informations qui ont été transmises :
- Un état des lieux des compétences détenues par le salarié, avec ou sans rapport direct avec ses missions actuelles
- Les besoins exprimés de montée en compétences
- Les envies d’évolution, en interne ou en externe
Toutes ces informations sont essentielles à l’employeur. Elles lui permettent :
- D’envisager des pistes nouvelles d’évolution pour l’entreprise
- De programmer de nouvelles actions de formation nécessaires à l’activité pour consolider les acquis de son salarié, maintenir son adaptabilité au poste et ainsi améliorer la performance de l’entreprise
- D’anticiper, voire d’accompagner, des départs éventuels dans le cas de souhaits de reconversion
L'entretien professionnel : une source de performances entre intérêt individuel et collectif
Vous l’aurez compris : ce passage « obligé » de l’entretien professionnel, cette contrainte réglementaire peut devenir une vraie source de productivité, de performance pour l’entreprise.
D’une part, c’est un point d’étape, un temps d’échanges qui permet à chacune des parties de s’exprimer autour de ses projets d’évolutions respectifs. Il n’est pas dit que ces deux parties seront obligatoirement d’accord sur les suites à donner. Il cadre surtout un espace temps dédié, une respiration, une prise de recul qui sont loin d’être négligeables dans notre environnement en perpétuelle effervescence.
D’autre part, c’est un moment de confrontation au sens noble du terme : il fait émerger des manques de compétences, certes. Il met en lumière des atouts inconnus jusqu’alors. Des idées nouvelles voient le jour, peuvent être source de nouvelles activités, nouvelles façons de procéder qui seront peut-être autant de nouvelles opportunités.
Enfin, dans un contexte de difficultés de recrutement, c’est le moment aussi de nouer, renouer, renforcer l’écoute, le dialogue dans l’entreprise. L’engagement n’en sera que renforcé, d’autant plus si l’entretien est suivi d’actions concrètes, notamment dans le cadre du plan de développement de compétences.
Comment faire pour transformer mon obligation en une opportunité ?
Je vous ai convaincu de l’utilité de mettre en place les entretiens professionnels dans votre entreprise ?
Si c’est le cas et que, malheureusement, vous n’en avez pas le temps, ni l’envie, je peux vous accompagner :
- Dans l’organisation en amont
- Dans la mise en oeuvre opérationnelle
- Dans le suivi et l’exploitation des informations
La délégation de tout ou partie du processus d’entretiens professionnels peut aussi être source de productivité pour votre entreprise.